¿Que Considerar como Fichero?

Segun el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/99, de 13 de diciembre, de Proteción de Datos de Carácter Personal, en su Artículo 5 - Definiciones, considera Fichero "Todo Conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso."

A efectos prácticos, hemos de señalar las siguientes consideraciones:

1. Es indiferente que los datos estén recogidos en formato documental (papel) o en archivos electrónicos informatizados, que son los más usuales, pero incluso estarían protegidos los datos guardados en formato video, sonoro, fotrográfico o cualquiera que sea el método de almacenamiento.
2. Si en formato documental, consideramos como un fichero, por ejemplo de facturas emitidas, al conjunto de todas nuestras facturas emitidas, aunque se almacenen organizadamente en diferentes archivadores, de igual forma, consideraremos un fichero electrónico al conjunto de archivos, organizados en diferentes carpetas o directorios, o bien, organizados por el programa que trata esos datos.

Por tanto, si tenemos un programa de gestión, para trabajar con los datos de los clientes, proveedores, las facturas, las nominas o cualquier otro tipo de datos, podemos considerar todos esos datos, como un solo fichero. Si guardamos los soportes que generan esos datos, como serian las facturas, las fichas de clientes, etc. en formato documental, podemos englobarlo dentro de ese mismo fichero.

De cara a la Agencia Española de Protección de Datos, solo tendríamos que dar de alta, un solo fichero, indicando que el sistema de tratamiento es mixto.